Sprzedaż nieruchomości to jedna z najważniejszych transakcji w życiu, wymagająca starannego przygotowania i dbałości o szczegóły. Kluczem do sprawnego i bezpiecznego przeprowadzenia całego procesu jest zgromadzenie kompletnej dokumentacji. W 2025 roku, podobnie jak w latach ubiegłych, lista wymaganych dokumentów zależy od rodzaju nieruchomości oraz jej stanu prawnego. 

Co jest potrzebne do sprzedaży mieszkania? Uniwersalna lista dokumentów

Niezależnie od tego, czy sprzedajesz kawalerkę w centrum miasta, czy apartament na przedmieściach, istnieje zestaw podstawowych dokumentów, o które z pewnością zapyta notariusz. Przygotowanie ich z wyprzedzeniem znacząco przyspieszy finalizację transakcji.

Oto kluczowe dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania:

  1. Podstawa nabycia nieruchomości To absolutnie najważniejszy dokument, który potwierdza Twoje prawo do dysponowania lokalem. Podstawą nabycia może być jeden z poniższych dokumentów:
    • Akt notarialny umowy sprzedaży (jeśli nieruchomość została kupiona).
    • Akt notarialny umowy darowizny (jeśli nieruchomość została otrzymana w darowiźnie).
    • Prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza (w przypadku dziedziczenia).
  2. Numer księgi wieczystej Księga wieczysta to publiczny rejestr, który przedstawia stan prawny nieruchomości. Zgodnie z Ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece, stanowi ona „podstawowy dokument określający, kto jest właścicielem nieruchomości oraz jakie prawa i roszczenia ją obciążają”. Notariusz musi mieć do niej dostęp, aby zweryfikować ewentualne hipoteki, służebności czy prawa osób trzecich. Wystarczy podanie samego numeru KW.
  3. Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach Dokument wydawany przez spółdzielnię mieszkaniową lub zarządcę wspólnoty, który potwierdza, że na lokalu nie ciążą żadne długi z tytułu czynszu i opłat eksploatacyjnych. Jest to gwarancja dla kupującego, że nie przejmie on zobowiązań finansowych poprzedniego właściciela.
  4. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych Wydawane przez urząd miasta lub gminy. Kupujący chce mieć pewność, że po zakupie nikt nie będzie miał prawa do zamieszkiwania w lokalu. Warto pamiętać, że wymeldowania wszystkich osób należy dokonać jeszcze przed wizytą w urzędzie.
  5. Dowód osobisty lub paszport Dokument tożsamości sprzedającego (oraz kupującego) jest niezbędny do weryfikacji stron umowy przez notariusza.

Jakie dokumenty do sprzedaży mieszkania o statusie własnościowym?

Chociaż powyższa lista jest w dużej mierze uniwersalna, istnieją pewne różnice w zależności od formy prawnej lokalu. W przypadku sprzedaży mieszkania stanowiącego odrębną własność (z założoną księgą wieczystą), kluczowe są wspomniane wyżej dokumenty, ze szczególnym naciskiem na odpis z KW.

Inaczej sytuacja wygląda przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu. Tutaj, oprócz podstawowych dokumentów, niezbędne będzie zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej. Dokument ten powinien zawierać kluczowe informacje: komu przysługuje prawo do lokalu, czy grunt pod budynkiem jest uregulowany oraz czy nie ma przeciwwskazań do założenia dla tego lokalu księgi wieczystej.

Dokumenty do sprzedaży domu – o czym dodatkowo pamiętać?

Sprzedaż domu wiąże się z koniecznością przygotowania szerszego zestawu dokumentów, ponieważ transakcja dotyczy nie tylko budynku, ale również gruntu, na którym on stoi. Poniższe dokumenty przy sprzedaży mieszkania nie są wymagane, ale przy domu są kluczowe.

  • Wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej: Oba dokumenty uzyskuje się w starostwie powiatowym (w wydziale geodezji i kartografii). Powinny być opatrzone klauzulą, że są przeznaczone do dokonania wpisu w księdze wieczystej. Pokazują one dokładne położenie, granice i powierzchnię działki.
  • Zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (MPZP): Informuje ono kupującego o tym, jakie jest przeznaczenie działki (np. zabudowa jednorodzinna, usługowa) i jakie są możliwości jej przyszłej rozbudowy. Jeśli dla danego terenu nie ma MPZP, potrzebna będzie decyzja o warunkach zabudowy.
  • Świadectwo charakterystyki energetycznej: Zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków, przekazanie tego dokumentu kupującemu jest obowiązkowe. Notariusz odnotowuje ten fakt w akcie notarialnym.
  • Pozwolenie na użytkowanie budynku: Wymagane zwłaszcza w przypadku nowszych domów; potwierdza, że budynek został wzniesiony zgodnie z prawem i nadaje się do zamieszkania.

Podstawa nabycia nieruchomości – dlaczego to kluczowy dokument?

Wielu sprzedających nie docenia wagi tego dokumentu, a to właśnie podstawa nabycia nieruchomości jest punktem wyjścia dla notariusza. To ona bezsprzecznie dowodzi, w jaki sposób sprzedający wszedł w posiadanie praw do lokalu lub domu. Jak powiedział jeden z doświadczonych notariuszy: „Bez weryfikacji podstawy nabycia, notariusz nie może potwierdzić, że sprzedający ma prawo do rozporządzania nieruchomością, co jest fundamentem bezpieczeństwa prawnego całej transakcji.” Dokument ten jest również niezbędny do ustalenia kwestii podatkowych, w szczególności podatku dochodowego od sprzedaży.

Kiedy potrzebne będzie zaświadczenie z Urzędu Skarbowego?

Szczególną uwagę należy zwrócić na sytuację, w której nieruchomość została nabyta w drodze spadku lub darowizny. Jeśli nabycie nastąpiło po 1 stycznia 2007 roku, notariusz będzie wymagał przedstawienia zaświadczenia z Urzędu Skarbowego. Potwierdza ono, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony, nastąpiło zwolnienie z tego podatku lub zobowiązanie podatkowe uległo przedawnieniu. Zgodnie z Ustawą z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn, notariusz jest płatnikiem tego podatku i ma obowiązek zweryfikować uregulowanie tej kwestii. Brak zaświadczenia może skutecznie zablokować możliwość podpisania aktu notarialnego.

Podsumowując, skompletowanie wszystkich dokumentów potrzebnych przy sprzedaży mieszkania czy domu w 2025 roku jest zadaniem, które warto rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnego stresu i opóźnień, gwarantując płynny przebieg transakcji zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego. W razie jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z kancelarią notarialną, która precyzyjnie określi listę wymaganych aktów dla konkretnej sytuacji prawnej.